ESTA-Kosten 2026 und die Grenze zwischen Geschäftsreise und Arbeit

Ein Vertriebler aus Stuttgart fliegt nach Chicago, sitzt drei Tage in Vertragsverhandlungen und zahlt für die Einreise 40,27 US-Dollar. Zwei Wochen später fliegt sein Kollege aus dem Service zum selben Kunden, um die verkaufte Anlage in Betrieb zu nehmen. Gleiche Firma, gleicher Kunde, gleicher Flughafen, gleiches ESTA. Beim zweiten kann genau das der Fehler sein, der ihn an der Passkontrolle stoppt.

Bei den Gebühren steht Deutschland auf der günstigen Seite. Seit dem 15.07.1989 gehört das Land zum Visa Waiver Program, inzwischen 42 Staaten, und damit kostet die Einreise einmalig 40,27 Dollar für zwei Jahre. Teuer wird es woanders: beim Reisezweck und beim Pass, an dem die Genehmigung klebt.

Drei Gebühren haben sich im letzten Jahr bewegt. Die Sache, nach der am häufigsten gefragt wird, ist bislang überhaupt nicht passiert. Fast jede Seite zum Thema wirft beides in einen Topf, und genau deshalb stehen hier zwei getrennte Listen mit Datum in jeder Zeile. Geprüft am 24.08.2026 gegen Federal Register, DHS, das US-Außenministerium und die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts.

Was du heute zahlst

Umrechnung zum EZB-Referenzkurs vom 21.08.2026, bei dem ein US-Dollar 0,85 Euro entspricht. Der Kurs wandert, die Dollarbeträge nicht.

Wer per Flug oder Schiff ankommt, zahlt die I-94-Gebühr nicht. Die CBP hat das beim Festsetzen der Gebühr ausdrücklich klargestellt: Sie trifft nur, wer an einem Landgrenzübergang ein I-94 beantragt. Für den Mietwagen von Vancouver nach Seattle also schon.

Die 40,27 Dollar sind drei Posten in einem: 17 Dollar Travel Promotion Fee, 13 Dollar aus dem Haushaltsgesetz 2025 und 10,27 Dollar für den Betrieb des Systems. Den letzten Teil zieht die CBP bei Genehmigung und bei Ablehnung gleichermaßen ein, ein abgelehnter Antrag kostet also 10,27 Dollar, die restlichen 30 fallen nur bei erteilter Genehmigung an. Die Aufteilung und die 27 Cent Inflationsanpassung hat das DHS im November 2025 veröffentlicht. Auf Deutsch heißt das: Ein Antrag auf gut Glück ist nicht kostenlos.

Geschäftsreise oder Arbeit, und wo die Grenze verläuft

Das Auswärtige Amt formuliert es knapp: Deutsche können „zu Zwecken des Tourismus, für Geschäftsreisen oder im Transit" visumsfrei einreisen. Hinter dem Wort Geschäftsreise steckt die US-Kategorie B-1, und die ist enger gefasst, als der deutsche Begriff vermuten lässt.

Erlaubt sind nach 9 FAM 402.2-5(B) (Stand 01.04.2024) Handelsgeschäfte ohne Erwerbstätigkeit in den USA, das Aushandeln von Verträgen, Besprechungen mit Geschäftspartnern, die Teilnahme an wissenschaftlichen, beruflichen oder geschäftlichen Kongressen, Konferenzen und Seminaren, Prozessführung und eigenständige Forschung. Messe, Kundentermin, Verhandlungsrunde, Konferenzvortrag: alles unproblematisch.

Das Handbuch nennt auch das Prinzip dahinter. B-1 deckt geschäftliche Tätigkeit ab, die keine qualifizierte oder unqualifizierte Arbeitsleistung ist, und stützt sich dabei auf die Entscheidung „Matter of Hira". Dort ging es um einen Schneider, der in den USA Maß nahm für Anzüge, die außerhalb der USA genäht und dorthin verschickt wurden. Zulässig war das, weil der Geschäftssitz und der Ort, an dem der Gewinn anfiel, im Ausland lagen.

Und dann kommt der Fall, den deutsche Maschinenbauer regelmäßig zu großzügig lesen. 9 FAM 402.2-5(E)(1) (Stand 21.05.2021) erlaubt Montage, Wartung oder Reparatur gewerblicher und industrieller Anlagen tatsächlich unter B-1, aber nur wenn vier Dinge zusammenkommen:

1. Die Anlage oder Maschine wurde von einem Unternehmen außerhalb der USA gekauft.
2. Der Kaufvertrag verpflichtet den Verkäufer ausdrücklich zu genau dieser Leistung oder Schulung.
3. Die entsandte Person besitzt einzigartiges Wissen, das für die Erfüllung dieser Vertragspflicht unverzichtbar ist.
4. Sie erhält keinerlei Vergütung aus einer US-Quelle.

Für Bau- und Konstruktionsarbeiten gilt die Ausnahme nicht, weder auf der Baustelle noch in der Werkshalle. Nur wer solche Arbeiten beaufsichtigt oder anleitet und selbst nicht Hand anlegt, bleibt im Rahmen. Seit dem 04.12.2025 gibt es zusätzlich die Kategorie „B-1 Specialized Trainer" nach 9 FAM 402.2-5(E)(2) für den Wissenstransfer an US-Beschäftigte, allerdings als richtiges Visum mit entsprechendem Vermerk, nicht als ESTA-Reise.

Hier die Position, über die man streiten kann: Die vier Bedingungen sind zusammen zu lesen, nicht einzeln. Sobald die Serviceleistung separat an eine US-Gesellschaft fakturiert wird oder der Kaufvertrag sie nicht selbst verlangt, trägt die Ausnahme nicht mehr, egal wie kurz der Einsatz ist. Wer bei einem Inbetriebnahmeeinsatz nicht auf Anhieb die Vertragsklausel benennen kann, auf die sich der B-1-Status stützt, plant besser mit einem Visum.

Der Grund für die Vorsicht ist nicht die Gebühr, sondern die Reparaturmöglichkeit. Wer über das Visa Waiver Program einreist, kann seinen Status im Land nicht mehr wechseln (8 CFR 248.2(a)(6)), und das Auswärtige Amt hält fest, dass eine spätere Verlängerung des Aufenthalts bei visumsfreier Einreise ebenfalls ausgeschlossen ist. Ein falsch eingeschätzter Reisezweck lässt sich also nur durch Ausreise und neuen Antrag korrigieren. Das Auswärtige Amt wird an dieser Stelle ungewöhnlich deutlich: „Nehmen Sie keine Arbeit ohne entsprechende Arbeitserlaubnis auf, auch nicht unentgeltlich oder in geringem Umfang." Als Folgen nennt es Festnahme, Abschiebehaft und Abschiebung, dazu Einreisesperren. Über die Einreise entscheidet ohnehin allein der Grenzbeamte, und gegen diese Entscheidung gibt es keinen Rechtsbehelf.

ESTA hängt am Pass, nicht an dir

Eine erteilte Genehmigung gilt zwei Jahre ab Ausstellung, oder bis dein Pass abläuft, je nachdem was zuerst eintritt (8 CFR 217.5). In diesen zwei Jahren sind beliebig viele Einreisen von jeweils bis zu 90 Tagen möglich.

Die Falle steht ein paar Absätze weiter unten in derselben Vorschrift. Eine neue Genehmigung ist zwingend erforderlich, sobald du einen neuen Pass bekommst, deinen Namen änderst, deinen Geschlechtseintrag änderst, deine Staatsangehörigkeit wechselt oder sich die Umstände hinter deinen bisherigen Antworten auf die Zulassungsfragen ändern. Ein deutscher Reisepass läuft zehn Jahre, bei unter 24-Jährigen sechs, und viele lassen ihn vor einer größeren Reise erneuern. Genau das setzt eine noch 18 Monate laufende ESTA außer Kraft. Erst den neuen Pass in der Hand haben, dann beantragen, nicht umgekehrt.

Zwei weitere deutsche Besonderheiten stehen in den Hinweisen des Auswärtigen Amts. ESTA setzt einen elektronischen Reisepass mit Chip voraus. Der vorläufige Reisepass, den das Bürgeramt am selben Tag ausstellt, reicht dafür nicht, ebenso wenig der Kinderreisepass. In beiden Fällen führt der Weg über ein Visum, und der Personalausweis taugt für die USA ohnehin nicht. Wer nach Passverlust kurzfristig fliegen will, hat damit ein größeres Problem als eine verfallene Gebühr.

Beantragt wird ausschließlich über esta.cbp.dhs.gov. Die US-Behörden empfehlen mindestens 72 Stunden Vorlauf, sinnvoller ist der Antrag am Tag der Flugbuchung. Der deutsche Suchmarkt ist voll von Nachahmerseiten, die für dieselbe Genehmigung ein Vielfaches verlangen. Da die CBP 40,27 Dollar erhebt und sonst nichts, ist jeder Aufschlag darüber hinaus eine reine Servicegebühr fürs Ausfüllen des Formulars.

Wenn das Visa Waiver Program für dich nicht gilt

Nicht jeder deutsche Pass führt über ESTA in die USA. Vom Programm ausgeschlossen sind laut Auswärtigem Amt deutsche Staatsangehörige, die zugleich die Staatsangehörigkeit des Iran, des Irak, Nordkoreas, Syriens oder des Sudan besitzen, sowie alle, die sich seit März 2011 privat oder geschäftlich in einem dieser Länder oder in Libyen, Jemen oder Somalia aufgehalten haben. Ausnahmen gelten nur für Regierungsbedienstete und Militärangehörige. Auch ein Aufenthalt in Kuba am oder nach dem 12.01.2021 schließt ESTA aus, inklusive Transit und Kurzaufenthalten. Diese Gruppe braucht ein Visum, unabhängig vom Reisezweck, und landet damit bei 185 Dollar Antragsgebühr plus 250 Dollar Visa Integrity Fee, zusammen 435 Dollar (rund 372 Euro), bevor ein Flug gebucht ist. Das ist gut das Elffache dessen, was der Kollege mit demselben Reiseziel über ESTA zahlt.

Zu den 250 Dollar eine klare Ansage: Behandle das Geld als ausgegeben, nicht als hinterlegt. Das Gesetz (HR-1 Abschnitt 100007, jetzt 8 USC 1806) sagt, der Heimatschutzminister „may provide a reimbursement", nicht shall. Erlassen oder gesenkt werden darf die Gebühr nicht. Eine Erstattung wird überhaupt erst denkbar, wenn die Gültigkeitsdauer des Visums abgelaufen ist, bei einem Zehnjahresvisum also nach zehn Jahren, und nur wenn alle Auflagen eingehalten wurden und die Ausreise innerhalb von fünf Tagen nach Ablauf erfolgte. Dazu kommt die fehlende Verwaltungstechnik. Am 24.08.2026 findet sich im Federal Register kein Rechtsetzungsverfahren des Außenministeriums zu dieser Gebühr, und die offizielle Gebührenseite führt sie nach wie vor nicht auf. Die Alliance for International Exchange berichtete im September 2025, dass ranghohe Konsularbeamte keine Vorgaben aus dem DHS erhalten hatten und das Congressional Budget Office mit Jahren bis zur Umsetzung rechnet. An manchen Auslandsvertretungen wird kassiert, an anderen nicht.

Der zweite Kostenblock ist Zeit, und der hängt weniger am Pass als am Ort. Diese Zahlen stammen aus der Tabelle Global Visa Wait Times des US-Außenministeriums, veröffentlicht am 09.07.2026 und monatlich aktualisiert.

Vietnam geht schnell, Toronto liegt fast zwei Jahre in der Zukunft. Wer in einem verstopften Posten wohnt und dort als Drittstaatler anträgt, ist am schlechtesten dran. Für Berlin, Frankfurt und München stehen die aktuellen Werte in derselben Tabelle, und sie ändern sich jeden Monat, weshalb hier keine Zahl dafür steht.

Die Antwort des Außenministeriums darauf ist die Gebühr von 750 Dollar für einen vorgezogenen Termin, gültig seit dem 01.07.2026 und befristet bis zum 31.12.2026. Die Verordnung selbst beziffert die weltweite Wartezeit im Median auf etwa 30 Tage, räumt ein, dass einzelne Posten über zwölf Monate liegen, nennt die Weltmeisterschaft 2026 und die Spiele in Los Angeles 2028 als Anlass für den Versuch und rechnet mit 25.705 Zahlern. Was die 750 Dollar kaufen, ist ein Termin innerhalb von zehn Werktagen an ausgewählten Posten, in begrenzter Stückzahl. Mehr nicht: keine schnellere Entscheidung, keine Abkürzung durch die administrative Bearbeitung, keine Zusage auf ein Visum. Wer den Termin verpasst oder absagt, sieht das Geld nicht wieder.

Social Media, Handynummer und IP-Adresse sind ein Entwurf, keine Regel

Wenn du wegen dieser Frage hier bist: Nein, für ESTA musst du am 24.08.2026 keine fünf Jahre Social-Media-Konten angeben.

Die CBP hat das in einer Bekanntmachung vom 10.12.2025 im Federal Register vorgeschlagen, zusammen mit Telefonnummern der letzten fünf Jahre, E-Mail-Adressen über zehn Jahre, IP-Adressen und Foto-Metadaten, Namen, Geburtsdaten und Geburtsorten von Familienangehörigen sowie biometrischen Daten. Dieselbe Bekanntmachung schlägt vor, die ESTA-Website abzuschalten, sodass nur noch die App als Antragsweg bliebe. Die Kommentarfrist endete am 09.02.2026. Seither ist keine Folgebekanntmachung erschienen, und erhoben wird davon heute nichts.

Ein Punkt aus derselben Bekanntmachung ist bereits genehmigt, über eine Eilfreigabe: ein Selfie zusätzlich zur Passbildseite, auch dann, wenn ein Reisebüro oder ein Familienmitglied den Antrag für dich stellt.

Für deutsche Leser gehört ein zweiter Punkt daneben, weil er die Reihenfolge der Sorgen verschiebt. Die Datenerhebung, die tatsächlich stattfindet, liegt nicht im Formular, sondern an der Grenze. Das Auswärtige Amt hält fest, dass US-Behörden bei der Einreisekontrolle mitgeführte Geräte wie Mobiltelefon oder Laptop überprüfen und in begründeten Fällen auslesen dürfen. Das gilt heute und hat mit dem schwebenden Entwurf nichts zu tun. Wer dienstliche Daten dabei hat, klärt das mit der eigenen IT, bevor er über den Atlantik fliegt.

Weder Aufregung noch Abwinken trifft es. Ein Entwurf im Federal Register kommt selten aus dem Nichts, und dieser kann durchaus Regel werden. Solange keine neue Bekanntmachung vorliegt, füllst du aber keine Felder aus, nach denen das Formular nicht fragt, und zahlst keinem Dienstleister Geld dafür, dass er dich auf angeblich neue Angaben vorbereitet.

Was das für die Buchung heißt

Für die große Mehrheit deutscher Reisender läuft es auf zwei Handgriffe hinaus. Erstens: ESTA am Tag der Flugbuchung beantragen, aber erst mit dem Pass, mit dem du auch fliegst. Rund 34 Euro für zwei Jahre sind der günstigste Posten der ganzen Reise, und es ist das einzige Einreisedokument, das dir eine Woche vorher noch platzen kann. Zweitens: Bei jeder Dienstreise den Reisezweck vor dem Ticket klären, nicht am Schalter. Wenn Montage, Inbetriebnahme oder Reparatur im Spiel sind, gehört die Vertragsklausel aus dem Kaufvertrag in die Reiseunterlagen, zusammen mit der Antwort auf die Frage, wer die Leistung bezahlt.

Wer Tickets für den nächsten Sommer hält, hat die verschärfte Variante des Problems, weil die Weltmeisterschaft 2026 über drei Länder läuft und die K.-o.-Runde niemand vorher kennt. Unser Leitfaden zur Reiseplanung rund um das Turnier behandelt umbuchbare Mehrstädte-Pläne, und dieselbe Disziplin gilt hier: wissen, welcher Grenzübertritt ein Dokument braucht und welcher nur eine Bordkarte. Der Blick in die Gegenrichtung lohnt ebenfalls, denn die neuen EU-Grenzregeln laufen auf einem eigenen Zeitplan mit einer eigenen Lücke zwischen dem, was gilt, und dem, was angekündigt ist. Und wenn die Papiere bezahlt sind, ist der nächste vermeidbare Posten meistens die Handyrechnung, nachgerechnet in unserer Roaming- und eSIM-Kalkulation.

Gebühren bewegen sich. Diese Seite gibt den Stand von Federal Register und travel.state.gov am 24.08.2026 wieder. ESTA und EVUS werden zu jedem Haushaltsjahr an die Inflation angepasst, die Cent-Beträge dürften also zum 01.01.2027 erneut wandern, und die Euro-Zahlen ohnehin mit dem Wechselkurs.